Календари, которые помогают выстраивать работу выездных сотрудников
Без накладок распланировать выездные бригады — надо уметь. В некоторых компаниях для этого нанимают координаторов, но даже этот стратегический ход не всегда спасает. Удержать все в голове или даже в экселевской таблице — сложно. Поэтому в Ramex CRM есть специальный функционал «календари», который помогает планировать работу выездных сотрудников без накладок.
Что дает
Планирование. Менеджер никогда не запутается в датах и времени при назначении замера, потому что программа не даст поставить замер на одно и тоже время одному и тому же сотруднику. В календаре видно, кто и куда из выездных сотрудников должен поехать.
В программе также можно учитывать отгулы, больничные и отпуска выездных сотрудников, чтобы случайно не поставить на эти дни выезд к клиенту. Для этого нужно нажать на имя замерщика, поставить дату, время и написать комментарий, что он в отпуске или на больничном.
С помощью этого же инструмента можно учитывать монтажи, которые длятся несколько дней. Так, например, мы полностью на один день назначаем монтаж через карточку клиента. На второй этого же монтажника по принципу выходного дня освобождаем от работы, а в комментариях пишем, у кого на монтаже он находится.
Таким образом вы можете планировать выезды на недели и месяцы вперед с учетом выходных и отпусков сотрудников. Вы можете переносить ранее назначенные замеры и монтажи, если клиент попросил поменять, или удалять, если клиент в итоге отказался от замера.
Распределение нагрузки. Когда менеджер открывает календарь, чтобы назначить очередной замер, он видит полную картину загруженности каждого из выездных сотрудников. Таким образом он может равномерно распределять заявки между сотрудниками, чтобы не получилось так, что у одного сегодня пять замеров, а у другого только один.
Замеры можно ставить и исходя из маршрута сотрудника. Так замерщикам не придется кататься через весь город, а работать в ближайших районах. Это значительно экономит расходы на ГСМ, время на дорогу, позволяет назначать замеры в зависимости от нахождения сотрудника и выполнять больше заказов.
Когда вы назначаете замер, можете оставить комментарий для сотрудника: что-то что нужно ему знать о клиенте или объекте, на который нужно ехать. Эту информацию он увидит в мобильном приложении «Ramex Замерщик», когда откроет назначенный выезд. Чтобы оставить комментарий, нажмите на карточку, выберете вкладку «комментарий» и добавьте примечание.
Вы также можете распечатывать подобие «путевых листов». Отфильтровать в программе нужную информацию для выездного сотрудника и отправить на печать.
Контроль. Календари позволяют руководителям видеть все выезды на день, неделю, месяц, смотреть маршруты по карте. Так можно оценивать загруженность выездных сотрудников, работу менеджеров: записывают или нет людей на замеры, и дальше уже разбираться в причинах. Календари для руководителя — быстрый способ оценить работу офиса.
Как работает
С календарями работают либо менеджеры, либо координаторы, когда назначают замеры, доставку и монтаж. Все это делается через карточку клиента. Просто так нельзя зайти в календарь и поставить какой-нибудь выезд. Можно только посмотреть фронт назначенных, выполненных и предстоящих работ, а также проставить отпуска и выходные дни выездным сотрудникам.
Любой из календарей (замеры, доставка, монтажи) работает по принципу: зашли в карточку клиента, нажали назначить монтаж, попали в календарь, где выбираем сотрудника или бригаду, дату, время. Назначенные выезды отражаются у замерщиков в мобильном приложении, поэтому им не нужно заходить в CRM-систему. А отдельная вкладка «календари» в программе сделана для руководителей, чтобы они понимали фронт работы выездных сотрудников, могли повлиять и проконтролировать.
